Quando começamos a desenvolver o Holmes tínhamos algumas premissas:
1. Tudo deve ser meta-dado
2. O foco é a busca e o resultado
3. As consultas não devem passar pelo banco de dados
Nós miramos no que vimos e acertamos o que não vimos. Queríamos um sistema mais simples que seu antecessor, o Media Manager, e acabamos com uma flexibilidade acidental. Pensamos que estávamos construindo um bom sistema de gestão de documentos, mas acabamos com um dos melhores repositórios de documentos do mercado, que, aos poucos, também faz brilhar sua essência na gestão de documentos.
O fato de tratar tudo como meta-dado e busca deu origem as Pastas Inteligentes, o Avise-me e permitiu um nível de granuralidade no permissionamento que não é muito comum encontrar nos concorrentes. Isto pode parecer técnico, mas, devidamente configurado, o permissionamento resulta em simplicidade ao usuário final. Por exemplo: os concorrentes atribuem permissões baseado nas pastas de arquivos. Isso trás diversos problemas, dentre eles a necessidade de ter uma estrutura única de pastas para toda a empresa, o que geralmente acarreta em duplicidade de documentos que precisam estar tanto nas pastas do departamento jurídico quanto na pasta do departamento fiscal. Mesmo quem consegue driblar este problema enfrenta uma grande complexidade para se adequar aos processos dos clientes, umas vez que eles têm obrigatoriamente que ser encaixados em uma estrutura hierárquica de pastas única! Quando você só tem é um martelo tudo se parece com um prego!
++ Martelo e prego ++
No Holmes a configuração é totalmente flexível pois a permissão pode estar no Perfil, mas também nas características e na combinação de ambas as estratégias. As pastas Inteligentes permitem criar estruturas diferentes para cada perfil de usuário sem a necessidade de duplicar arquivos. De fato, quando o usuário faz uma busca o sistema constrói uma instrução implícita com todas as regras de permissão para filtrar o resultado (sim, isso é bem técnico, mas não preocupe).
++ Desenho de estrutura hierárquica de pastas vs estrutra do Holmes ++
A flexibilidade em manipular meta-dados nos mostrou que a maneira de se trabalhar com estas unidades tão essenciais sofre total influência do processo. Inicialmente imaginava-se que as características tinham como objetivo auxiliar a busca, mas logo estávamos utilizando as características para viabilizar o permissionamento com o que chamamos de “restrição por características”. Um departamento que poderia ser traduzido num Perfil as vezes precisa ser desmembrado em dois devido a maneira como desejamos configurar o Workflow. Em outras palavras, é verdade que existe uma tendência para a identificação das Naturezas, Características e Perfis, mas de acordo com a necessidade do cliente o que imaginávamos que seria o Perfil pode virar Natureza o que o seria Natureza pode virar característica, etc., pois, no final, tudo é meta-dado.
Os Meta-Dados são o coração e a busca é o cérebro do Holmes. Esta é a nossa fórmula da coca-cola.
Vale ressaltar também que as pastas inteligentes e o preview deram ao Holmes uma outra característica que nos esquecemos com facilidade: O Holmes é um sistema quase “sem telas”. Porém, se olharmos pelo aspecto do Workflow podemos até mesmo inverter este pensamento e dizer: O Holmes é um sistema com “telas dinâmicas”. Afinal de contas, nos casos do Workflow, entramos numa pasta inteligente para executar ações especificas que só estão presentes ali (como se fosse uma tela de sistema). Para entender melhor essa nossa vantagem pense na abordagem de pastas tradicionais ainda usadas por muitos concorrentes: eles não tem como atribuir ações específicas de acordo com a pasta, por isso, acabam construindo novas telas nos seus sistemas o que aumenta a complexidade para o usuário final!
Nós amamos e sempre falamos em simplicidade. Mas é preciso entender que a verdadeira simplicidade está no fato do modelo ser adequado aos processos da empresa com todas suas nuances. Um sistema que se adequa aos processos das empresas sofre menos resistência na adesão do que aquele que, por ser rígido, obriga as pessoas a agirem de um modo muito diferente a maneira como elas pensam. A estratégia de atender todos os casos possíveis numa única solução também pode ser um problema, pois se para um processo determinada funcionalidade não é relevante estes elementos acabam sobrando na User Interface, o que pode confundir os usuários. É por isso que considero a implantação e o Administrador do sistema o segundo nível de Design do Holmes: o Design do Processo Orientado a Documentos, que cai como uma luva em cada caso!
Eu acredito que o sucesso Holmes passa pelo entendimento da nossa essência, os valores que definimos, as soluções do time de desenvolvimento, sua aplicação pelo time de implantação, a manutenção pelo suporte e a replicação dos casos de sucesso pelo time comercial.
++ Desenho do parágrafo acima ++
Se estivemos todos juntos na missão de Unir Processos e Documentos, com os conceitos consistentes que construímos, podemos fazer isso como nenhum outro.