A maneira como estão definidos os processos nas empresas influencia no modo como os documentos são cadastrados no Holmes. Temos dois cenários:
1. Entrada de documentos centralizada
2. Entrada de documentos descentralizada
A entrada centralizada ou descentralizada caracteriza a Topologia de entrada de documentos. A topologia influencia a expectativa do cliente e até mesmo o modelo comercial.
Na Topologia Centralizada geralmente muitas áreas enviam os documentos para uma Central (Departamento de Arquivo ou CSC). Neste caso aumenta a expectativa por automação, pois pode ser difícil para uma área atender toda a empresa para de entrada de documentos no Holmes. Já a Topologia Descentralizada separa o trabalho. Nestes cenários, os diversos pontos cuidam apenas da entrada dos seus documentos, o que acaba resultando numa menor expectativa pela a automação. Vale lembrar que Automação sempre é desejável, afinal de contas quem não quer que o documento seja cadastrado automaticamente? Outro detalhe sutil é que a automação evita erros humanos, de modo que mesmo para um volume pequeno de documentos a automação tem valor.
A topologia também influencia o modelo comercial. Numa topologia Centralizada o financiador tende a ser um só, ou seja, uma área paga a conta sozinha. Numa topologia descentralizada é possível trabalhar com rateio, o que tona o produto mais barato para cada “ponto” interessado, e geralmente se traduz um Ticket maior para nós.