As empresas possuem departamentos que possuem processos. Muitos destes processos são Orientados a Dados, outros, Orientados a Documentos. Os sistemas Orientados a Dados são cheios de cadastros e funcionalidades apresentadas em telas que tornam a informação visível fazendo o processo fluir através das ações dos usuários.
Para exemplificar a diferença entre processos Orientados a Dados e processos Orientados a Documentos podemos usar o caso da Implantação do Holmes.
No início, para auxiliar no processo de implantação, configuramos no Holmes um processo que girava em torno do Termo de Adesão. Como o Holmes é Orientado a Documentos o Termo de Adesão era necessário para fazer o processo andar. Mais tarde a empresa decidiu adotar um CRM (Dynamics) e migramos o processo do Holmes para o CRM. No Dynamics, o Termo de Adesão também esta presente, mas raramente é necessário para o processo de Implantação. O processo flui naturalmente em torno dos dados que estão disponíveis nas telas do sistema. De fato, o processo de implantação não gira em torno do Documento Termo de Adesão. Daí o CRM, Orientado a Dados, e não o Holmes, Orientado a Documentos, ser mais adequado.
Para identificar processos Orientado a Documentos podemos destacar as seguintes perguntas:
1. O volume de documentos para um determinado processo é grande?
2. Existe alguma informação contida apenas no documento relevante para o “andamento” do processo?
3. O documento é imprescindível como comprovação num determinando ponto no processo?
4. O quão eficiente são os processos que acumulam um conjunto de documentos relacionados no seu ciclo de vida?
5. Qual é o processo?